إدارة وتنظيم الوثائق:
- استلام وتصنيف وحفظ جميع الوثائق والمستندات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة
مراقبة إصدار وتحديث الوثائق:
- التأكد من اعتماد الوثائق قبل إصدارها ومتابعة أي تعديلات أو تحديثات عليها
أرشفة المستندات:
- أرشفة الوثائق وفق نظام معتمد يضمن سهولة الرجوع إليها وسلامتها
التحكم في نسخ الوثائق:
- متابعة توزيع النسخ المعتمدة ومنع استخدام النسخ غير المحدثة
إعداد سجلات الوثائق:
- إعداد وتحديث سجل الوثائق (Document Register) ومتابعة حالة كل مستند
التنسيق مع الإدارات المختلفة:
- التواصل مع الأقسام الفنية والإدارية لضمان استلام الوثائق المطلوبة في الوقت المحدد
متابعة وثائق المشاريع:
- مراقبة وثائق المشاريع مثل المخططات، العقود، المراسلات، والتقارير
الالتزام بإجراءات الجودة:
- تطبيق أنظمة الجودة (مثل ISO) المتعلقة بإدارة الوثائق إن وجدت
الحفاظ على سرية المعلومات:
- ضمان سرية المستندات وعدم مشاركتها إلا مع الجهات المخولة
إعداد التقارير الدورية:
- رفع تقارير عن حالة الوثائق، النواقص، أو التأخيرات للإدارة
استخدام الأنظمة الإلكترونية:
- إدخال وإدارة الوثائق عبر أنظمة إدارة المستندات (DMS) أو برامج الحاسوب المعتمدة
التأكد من مطابقة الوثائق للأنظمة:
- التأكد من أن الوثائق مطابقة لمتطلبات الجهات الرسمية أو متطلبات المشروع
