- تنظيم ملفات المكتب
- متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين
- الإشراف على عمل موظف الإستقبال والمراسل
- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين
- التحضير لإجتماعات الإدارة الاسبوعية كتقارير متابعة العقارات خلال الاسبوع وعمل جدول عمل مع مدير المبيعات وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها.
- تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات وبيانات التحصيل ... إلخ.
- تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية بين ممثلي المبيعات والعملاء والشركات الأخرى.
- استقبال الفاكسات والرد عليها بعد تقديمها إلى مدير المبيعات وممثلي المبيعات.
- الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم مع مدير المبيعات.
- المساعدة في تجهيز مواد التدريب.
- عمل نماذج بروشورات شخصية لممثلي المبيعات.
- متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.
- تجهيز كتب التعريف بممثلي المبيعات الجدد للمؤسسات والشركات المختلفة.
- متابعة بيانات الإدراج مع ممثلي المبيعات وإدخال وتحديث الإدراجات المستلمة من ممثلي التسويق بشكل مستمر.
- تجهيز عقود تسويق ( حصرية/تأجير) حسب الحاجة ووضع صيغ لها.
- تجهيز عقود الإيجار مع عملاء الشركة ومتابعتهم مع ممثلي المبيعات حتى إتمام وتوقيع العقود بين الأطراف المعنية.
- متابعة وإستلام وتسليم الكاميرا الرقمية بين ممثلي المبيعات وتحميل الصور على الكمبيوتر ثم تجهيز تقارير وصف العقار لعرضها على العملاء.
- القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.
- متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
الشروط والمهارات:
المعرفة بعمل الشئون الإدارية وشئون الموظفين
مهارات عالية جدا في التنظيم
المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس والتصوير وغيرها
