المحاسبة اليومية والعقود:
- إنشاء وتدقيق العقود: مراجعة عقود التأجير اليومية والشهرية، والتأكد من مطابقة الأسعار، والودائع (التأمين النظري)، والشروط المالية
- تسجيل الإيرادات والتحصيلات: إثبات المقبوضات (نقد، شبكة، تحويلات) وتسجيل الإيرادات يومياً في النظام المحاسبي بناءً على استخدام السيارات
- إصدار الفواتير وتسوية الودائع: إصدار الفواتير الضريبية للعملاء، وتسوية مبلغ التأمين/الوديعة عند إعادة السيارة (خصم أيام الإيجار الإضافية، التلفيات، أو الوقود)
إدارة ملف التأمين والمطالبات (محور أساسي):
- متابعة بوالص التأمين: تسديد ومتابعة أقساط التأمين لأسطول السيارات (شامل / ضد الغير) وتجديد البوالص قبل انتهائها لضمان عدم توقف أي سيارة
- تسجيل وتوثيق الحوادث: فتح ملف حادث للسيارات المتضررة، وجمع المستندات المطلوبة (تقرير المرور/نجم، رخصة السائق، صور الأضرار، تقرير الورشة)
- إعداد الميزانيات التقديرية للحوادث: مطابقة تكاليف الإصلاح (تقدير شيخ المعارض أو الورش المعتمدة) وتسجيل المصروفات المؤقتة
- تحصيل تعويضات التأمين: متابعة مطالبات التأمين مع الشركات لضمان تحصيل مبالغ التعويض في أسرع وقت، وتسجيل القيود الخاصة بـ (مصروف الحادث، التعويض المسترد، وأرباح/خسائر التعويضات)
رفع المعاملات والمتابعة الإدارية المالية:
- رفع المعاملات للجهات المختصة: رفع وإحالة المخالفات المرورية والأحكام القضائية أو طلبات التنفيذ على أرقام هوية العملاء المماطلين عبر المنصات المعتمدة (مثل منصة تم/ناجز حسب النظام المحلي)
- معالجة المخالفات المرورية: متابعة المخالفات المرورية المسجلة على أسطول السيارات ونقلها باسم المستأجر/العميل فور تسجيلها، أو دفعها وخصمها من تأمين العميل
- تسوية حسابات الورش وقطع الغيار: مراجعة وفحص فواتير الصيانة الدورية وورش الإصلاح ورفعها للصرف بعد مطابقتها مع أذون العمل
المطابقات وتقارير الأسطول:
- مطابقة حسابات البنوك والشبكات: إجراء تسوية يومية لمقبوضات أجهزة البيع (POS) مع الحساب البنكي للشركة
- تقرير ربحية السيارة (Fleet Profitability): تحليل إيرادات كل سيارة مقارنة بمصروفاتها (صيانة، تأمين، إهلاك) لبيان السيارات ذات الإنتاجية العالية والتي تشكل عبئاً مالياً
- تقارير الذمم وأعمار الديون: متابعة المبالغ المستحقة على العملاء (شركات أو أفراد) وتحضير المبالغ المترتبة لمتابعة التحصيل
