إدارة الوثائق والسجلات:
- تنظيم وحفظ الملفات الإدارية بشكل منهجي
- متابعة سجلات الموظفين وتحديثها (إجازات، ترقيات، عقود، وغيرها)
- إعداد التقارير الدورية عن العمل الإداري
دعم العمليات الإدارية اليومية:
- الإشراف على توفير الأدوات المكتبية واللوازم الإدارية
- متابعة الصيانة اللازمة للمرافق والمكاتب
- تنسيق وإدارة البريد الوارد والصادر
التواصل الداخلي والخارجي:
- التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان سير العمل
- استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم
- الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل البريدية وتوجيهها إلى الجهات المختصة
إعداد التقارير والمراسلات:
- صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية الداخلية والخارجية
- إعداد العروض التقديمية وتقارير الأداء الإداري
المساعدة في عمليات التوظيف:
- المساهمة في نشر الإعلانات الوظيفية وجمع طلبات التوظيف
- تنظيم مقابلات العمل ومتابعة الوثائق اللازمة للمرشحين
تنظيم الاجتماعات والفعاليات:
- جدولة الاجتماعات الإدارية وتحضير جداول الأعمال
- توفير الدعم اللوجستي للفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية
الامتثال للقوانين والسياسات:
- التأكد من تطبيق السياسات والإجراءات الإدارية المعتمدة
- ضمان الالتزام بالقوانين المحلية المتعلقة بالعمل والموظفين
إدارة العلاقات مع الموردين:
- التنسيق مع مزودي الخدمات والشركات الأخرى لضمان توفير الاحتياجات المكتبية
الشروط والمهارات:
خبرة من 4 الى 10 سنوات
القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي، مثل: Microsoft Office
