المهام والمسؤوليات:
- إستلام البريد اليومي
- إعداد وتصميم النماذج المطلوبة للعمل
- ترميز وتسجيل البريد الوارد
- عرض البريد على مدير الإدارة
- توجيه البريد وفقاً للإختصاص والقسم المختص، مع إرسال بريد إلكتروني لتأكيد الإرسال
- إعداد وتحرير المراسلات الإلكترونية مع تسجيل بيانات البريد ( التاريخ، الوقت، الرقم، الإدارة المختصة، عنوان البريد، موجز للخطابات والمواد المحررة )
- إعداد وتحرير وكتابة الخطابات والمادة المطلوبة
- إرسال الخطابات والرد على الخطابات الواردة
- التنسيق والتعاون مع إدارة شؤون المرضى والإدارة الطبية فيما يخص المرضى ومتطلباتهم في حدود مسؤوليات الإدارة
- صياغة الرد على الشكاوى الواردة من وزارة الصحة بعد إستكمال التحقيقات من قبل إدارة شؤون الموظفين
- أرشفة البريد وفقاً للأهمية في مستندات البريد الإلكتروني
- حفظ معلومات البريد الصادر والوارد
- طباعة الخطابات والمواد المحررة
- حفظ وأرشفة الخطابات والمستندات والمواد الصادرة والواردة بجميع وسائل الإتصال
- إجراء إصدار الخطابات والمواد المحررة
- ترميز وتسجيل البريد الصادر
- الرد على الإتصالات الهاتفية وتدوين طلبات المتصل وحل الأمور المتعلقة بهذه الإتصالات
- إعادة توجيه الإتصالات الهاتفية حسب الطلب
- تخطيط وتنظيم الإجتماعات
- حجز وتجهيز القاعات ودعوة المشاركين للإجتماعات
- إستقبال المشاركين في الإجتماعات
- إعداد محاضر الإجتماعات
- تدوين ملاحظات الإجتماعات
- توزيع أوراق الإجتماعات قبل وبعد الإجتماعات
- تنظيم مواعيد مدير الإدارة
- عرض أجندات وبيانات العمل على مدير الإدارة
- تسجيل بيانات الزوار واللجان
- ترتيب مواعيد الإجتماعات الخارجية
- إبلاغ الجهة المستضيفة عن موعد وصول وفد الإدارة
- إلغاء الإجتماعات حسب الظروف الطارئة
- تجهيز أماكن حفظ المستندات والبيانات
- تصنيف وترميز وفهرسة المحفوظات
- إتلاف الملفات الغير مستخدمة
- تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة
- الإطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي وتحديد الأولويات من بينها
- إتخاذ الإجراءات الملائمة من أجل متابعة الموضوعات
- إعداد الخطابات والنماذج الإدارية المرتبطة بإجراءات موظفي الإدارة
- تنسيق إجازات العاملين بالإدارة
- رفع التقارير المتعلقة بأداء موظفي الإدارة بعد إعتمادها من مدير الإدارة
- تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين
