الوصف الوظيفي:
- استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى المسؤول أو المكتب المناسب
- التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وتحتوي على كافة الأدوات المكتبية الضرورية مثل الأقلام والكتيبات والأوراق الخاصة بمكان العمل
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها
- تقديم الدعم الإداري وتنسيق أنشطة العمل
- استقبال الإيميلات والرد عليها
- حفظ الملفات الخاصة بالعمل
- التفاعل مع العملاء وتوطيد العلاقة معهم
- تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات تحديث التقويمات
- إعداد غرف الاجتماعات ووضع خطط السفر وعمل العروض التقديمية
- الاحتفاظ بنسخ من المستندات والسجلات
- التأكد من تسجيل الزوار عند وصولهم لمنطقة الاستقبال وحفظ بياناتهم على الحاسوب
- الإجابة على أي استفسارات أو أسئلة يحتاجها العملاء أو الزائرون
- الحفاظ على نظام الملفات المكتبية
- تلبية احتياجات العملاء أثناء زيارتهم لمكان العمل
الشروط والمهارات:
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في مجال إدارة الأعمال أو أي مجال آخر ذات صلة
إجادة استخدام الحاسوب والتعامل مع برامج المايكروسوفت أوفيس
التحدث باللغة الإنجليزية بطلاقة
يفضل وجود خبرة سابقة في مجال العمل بالاستقبال أو أي مجال ذات صلة
مهارات اتصال شفوية وكتابية عالية
مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات إدارة الوقت وتحديد أولويات العمل عند تعدد المهام
خبرة كافية في تقديم خدمة عملاء ممتازة
المرونة في العمل والقدرة على العمل لأوقات طويلة أو لساعات إضافية
