الاستقبال والاتصالات:
- استقبال الزوار وتوجيههم بشكل لائق
- إدارة الخطوط الهاتفية (رد، تحويل، تسجيل المكالمات)
- تنظيم البريد الإلكتروني والورقي والرد على الاستفسارات الروتينية
تنظيم الجداول والمواعيد:
- حجز مواعيد للرؤساء أو الفريق
- تذكير المديرين بالمواعيد المهمة
- إعداد جدول اجتماعات وتنسيق القاعات
إدارة المستندات:
- أرشفة الملفات (إلكترونيًا وورقيًا)
- إعداد التقارير والعروض التقديمية
- طباعة المستندات وتنظيمها
الدعم الإداري:
- ترتيب السفر والإقامة للكوادر
- متابعة المشتريات المكتبية
- تسجيل الحضور والانصراف أحيانًا
التنسيق بين الأقسام:
- نقل المعلومات بين الإدارات
- متابعة مهام الفرق وتذكيرهم بالمواعيد النهائية
المظهر العام:
- السكرتارية هي أول وجهة يراها الزائر، لذا يجب أن تعكس صورة إيجابية عن الشركة
- المصداقية: المظهر المهني يزيد من ثقة العملاء في الخدمات المقدمة
- الاحترافية: تُظهر احترامًا للزوار والبيئة العملية
الشروط والمهارات:
خبرة لا تقل عن سنة في مجال السكرتارية
لغة انجليزية ممتازة
اجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت اوفيس
