الوصف الوظيفي:
- الإشراف المباشرعلى أنشطة إدارة وتخطيط وتنظيم أعمال الإدارة التي يشرف عليها، ومتابعة كافة العمليات الإدارية واللوجستية المطلوبة، وضمان توافر كافة الموارد التقنية والبشرية التي تضمن سير عمليات المكتب بأكبر كفاءة وفعالية ممكنة.
الواجبات والمهام الرئيسية:
- إدارة وتوجيه عمليات وإجراءات تنسيق اجتماعات ولقاءات المسؤول وإدارة وتنسيق الاتصالات والمراسلات بينه وبين مختلف الجهات الداخلية والخارجية والتأكد من فعاليتها وسلاستها
- متابعة عمليات استقبال زوار المسؤول والرد على استفسارتهم والإشراف على عمليات الرد على المكالمات الهاتفية ومراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة، وإعادة توجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص في الجهة ومتابعتها لضمان إنجازها بفعالية
- ضمان وجود قنوات تواصل واتصال فعالة مع مختلف الجهات المعنية بهدف متابعة القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول وضمان الحصول على أية معلومات أو بيانات متعلقة
- الإشراف على عمليات إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات الواردة أو الصادرة عن مكتب المسؤول بالتنسيق مع كافة الجهات المعنية.متابعة وتقييم أداء الموظفين في المكتب وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية وضمان توافر كافة المتطلبات اللازمة لقيامهم بعملهم على أكمل وجه، ورفع التقارير الدورية للرئيس المباشر
