أرامكو السعودية تعلن فتح التوظيف المباشر في كافة التخصصات للعام 2024م (التقديم مفتوح)
وزارة الصحة تعلن عن برنامج تدريب المنتهي بالتوظيف برواتب تصل إلى 7,500 (التقديم مفتوح)
وزارة النقل تعلن عن طرح عدد 36 وظيفة حكومية عبر برنامج الكفاءات والكفاءات (التقديم مفتوح)
وزارة الخارجية تعلن طرح وظائف شاغرة للجنسين للعمل في سفارة المملكة (التقديم مفتوح)
تفاصيل الإعلان
التقديم مغلق التقديم مغلق
نسخة للطباعة  
إسم الجهة: شركة العيسى التجارية شركة موثّقة
مسمى الوظيفة الشاغرة: موظف سكرتارية
مجال العمل: أخرى  [ عرض كل الوظائف في هذا التصنيف ]
مكان الوظيفة: الرياض - منطقة الرياض
تاريخ الإضافة: 16/04/2024
المهام والوصف الوظيفي:
المهام و المسئوليات:
- الانابة عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر والمرض والأجازات أو خلو المنصب
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام والمدير التنفيذى
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذي
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة والترتيب
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير المباشر
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب بالمدير المباشر بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم بالمدير المباشر وعرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالمدير المباشر و فهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب بالمدير المباشر وفهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
- حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
الشروط والمهارات:
  • خبرة في نفس المجال
  • المؤهل الدراسي: دبلوم او بكالوريوس
اللغات المطلوبة للوظيفة:
  • الإنجليزية-جيد
نوع الوظيفة:
  • دوام كامل
نطاق الراتب: غير محدد
المتطلبات الأساسية
الجنس: للجنسين
هذه الوظيفة متاحة لـ: سعودي فقط
الحد الأدنى لمستوى التعليم: دبلوم سنتين فأكثر
الحد الأدنى لمستوى الخبرة: مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)
نموذج التقديم
الوظيفة مغلقة لتوفر الحد الأقصى من المتقدمين