الدور والمسؤوليات:
• تنظيم وتنفيذ النظم الإدارية والإجراءات ، وأداء واجبات الدعم اللازمة
• العمل كمصدر رئيسي للمعلومات للفريق
• إعداد والاحتفاظ بسجلات المدير العام
• العمل كنقطة أولية للاتصال الأولي بشأن أي مسألة موجهة إلى المدير / التنفيذي ؛ يبحث بشكل مستقل عن القضايا الواردة ويحدد أولوياتها ويحدد مسار العمل المناسب والإحالة و / أو الاستجابة
• يستقبل ويفحص ويقيم ويحدد الاستجابة المناسبة لجميع المراسلات المكتوبة الواردة ويقوم بشكل مستقل بصياغة ونشر الردود المكتوبة والمناسبة
• يشرف وينسق الأنشطة اليومية لموظفي الدعم الإداري للمكتب ، لتشمل الإدارة والتدريب ، والجدولة وتحديد أولويات مهام العمل
• يكفل وجود استمرارية للدعم الإداري للتقارير المباشرة للمدير / التنفيذي ويدير أوراقهم لضمان التغطية الكافية في جميع الأوقات
• يدير برامج خاصة للمديرين / التنفيذيين ، قد يكون لبعضها تأثير على مستوى الأقطار
• ينسق و / أو يساعد في إنشاء أو التوصية بتخصيصات الميزانية لمكتب المدير / التنفيذي ويستعرض الميزانيات المنقحة والنهائية
• مراجعة المعاملات والموافقة عليها ، كما تم تعيينها ، وإسداء المشورة للمدير / التنفيذي بشأن التصرف المناسب ؛ يوفر التنسيق والتشاور الرئيسيين فيما يتعلق بتعيين المديرين التنفيذيين الرئيسيين ، حسب الاقتضاء
• يوفر المساعدة في فهم وتفسير سياسات وإجراءات الأقطار، حسب الاقتضاء ، ويضمن امتثال عمليات المكتب لأحكام السياسة والمعايير
• يشرف على تخطيط وتنسيق الأحداث الخاصة الرئيسية للمدير / التنفيذي