ملخص الوظيفة:
- القيام بالاعمال الروتينية من استقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت المدير
مهام الوظيفة:
- استقبال الزائرين والمراجعين الذين يقدمون لمقابلة المدير وتحديد المواعيد
- القيام بحفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبة, وكذلك حفظ وترتيب الملفات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند طلبها أو الحاجة اليها
- الرد على الاتصالات الهاتفية الواردة للشركة, وتحويلها للاشخاص المعنين وتوثيقها
- تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الاقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر من المؤسسة وتوثيقه
- التحضير للاجتماعات, وكتابة محاضر الاجتماعات
- دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها
- الاطلاع على الصحف اليومية وعرض المعلومات العامة وذات العلاقة باعمال الشركة على المدير
- طباعة الكتب والمراسلات والتقارير التي تطلب منها من قبل رؤساء الاقسام بعد أخذ موافقة المدير عليها
- القيام بعمليات المسح الضوئي (النسخ والتصوير) إذا ما طلب منها ذلك
- القيام بواجب الضيافة من منتوجات الشركة
مسئوليات أخرى:
- مساعدة دائرة الموارد البشرية في تجهيز ملفات الموظفين
- مساعدة دائرة المبيعات في استلام طلبيات الوكلاء عبر الهاتف
- أي أعمل أخرى تطلب منها تتعلق بمجال عملها واختصاصها
الشروط والمهارات:
متقنة لكتابة الخطابات والتقارير
معرفة تامة لاستخدام الكمبيوتر واجهزة الطباعة والتصوير