الرئيس المباشر: المدير المالي
- ينقسم عمل محاسب المدفوعات الى الاتى :-
اولاً :
- إعداد وتسجيل فواتيرالمشتريات و إستحقاقات الموردين
- مراجعة حسابات الموردين مع الموردين ومطابقة الحسابات كل فترة محددة
- متابعة واعداد بيانات الاستحقاقات للفواتيير الخاصة بالموردين
- إعداد قيود الاستحقاقات الاخرى ( الاهلاك – الكهرباء – التليفون – الغاز – الايجارات .......... ) شهريا
- إعداد تقارير عن متابعة سداد الاستحقاقات المتنوعة بخلاف الموردين
- متابعة تسويات العهد مع ارباب العهد كل فترة محددة
المستندات المتعامل عليها لتسجيل فاتورة مشتريات على الحاسب الالي:
- صورة من طلب الشراء المستوفى جميع التوقيعات اللازمة كلا حسب صلاحياته
- صورة من عرض السعر المتفق عليه والمعتمد من لجنة المشتريات او السيد مدير عام الشركة والمورد
- صورة من امر التوريد المعتمد من السيد مدير المشتريات والسيد مدير عام الشركة
- اصل فاتورة الشراء الواردة من المورد بعد مراجعتها من قبل المشتريات
- صورة إذن اضافة المخازن الوارد من المخازن
- صورة من تقرير لجنة الفحص ( المشتريات )
- صورة من اذن التسليم الخاص بالمورد ان وجد
- صورة من مستندات الشحن فى حالة المشتريات الخارجية الواردة من المشتريات
- إجراءات العمل لمحاسب المدفوعات فى حالة إضافة فاتورة المشتريات
- يقوم السيد محاسب المدفوعات بمراجعة ومطابقة المستندات السابقة كاملة مع بعضها البعض للتأكد من سلامة المستندات المؤيدة لعملية الشراء والتخزين ويقوم بالتوقيع بالمراجعة عليها ، ثم بعد ذلك يتم عرض الفاتورة بمرفقاتها السابق ذكرها عاليه على السيد نائب رئيس الحسابات لمراجعتها
مرة اخرى والتأكد من سلامة الاجراءت المحاسبية المتبعة وعملية التوجيه المحاسبى اللازمة والتوقيع على المستندات بالمراجعة ، ثم يقوم السيد نائب رئيس الحسابات بعرض الفاتورة ومرفقاتها بعد مراجعتها على السيد مدير الحسابات لمراجعتها مراجعة نهائية لاعتماد تسجيلها على الحاسب الالى ، بعد ذلك ترد الى محاسب المدفوعات مرة اخرى لا نهاء عملية التسجيل على الحاسب الالى بحساب المورد وتسجيل استحقاق الفاتورة لمتابعة السداد.
- يقوم محاسب المدفوعات بعد ذلك بتسجيل فاتورة المشتريات بسجل فواتيير المشتريات بغرض استخراج الاقرار الضريبى الشهرى ( ضرائب المبيعات – ضرائب الخصم والاضافة ).
المستندات المتعامل عليها لتسجيل إرتجاع بضاعة لموردعلى الحاسب الالي:
- صورة إخطار مردودات مشتريات وارد من قسم المشتريات مستوفى البيانات و التوقيعات اللازمة.
- صورة من سند مردودات مشتريات واردة من المخازن مستوفى التوقيعات اللازمة.
- صورة من تقرير لجنة فحص مردودات المشتريات مستوفية جميع التوقيعات اللازمة.
- صورة من تصريح الخروج من بوابة الشركة وارد من الامن مستوفي جميع التوقيعات اللازمة .
- صورة من كارتة الميزان فى حالة ارتجاع بضاعة تم وزنها مستوفية جميع التوقيعات اللازمة.
- صورة اشعار مردودات مشتريات من المورد ات . وجدت.
- صورة من سند استلام المورد للمردودات .
إجراءات العمل لمحاسب المدفوعات فى حالة مردودات المشتريات:
- يقوم السيد محاسب المدفوعات بمراجعة ومطابقة المستندات السابقة كاملة مع بعضها البعض للتأكد من سلامة الاجراءات المتبعة لعملية مردودات الشراء والتخزين ويقوم بالتوقيع بالاعداد عليها .
- ثم بعد ذلك يتم عرض المستندات السابق ذكرها عاليه على السيد نائب رئيس الحسابات لمراجعتها مرة اخرى والتأكد من سلامة الاجراءت المحاسبية المتبعة وعملية التوجيه المحاسبى اللازمة والتوقيع على المستندات بالمراجعة .
- ثم يقوم السيد نائب رئيس الحسابات بعرض المستندات السابق ذكرها عاليه بعد مراجعتها على السيد مدير الحسابات لمراجعتها مراجعة نهائية لاعتماد تسجيلها على الحاسب الالى .
- بعد ذلك ترد الى محاسب المدفوعات مرة اخرى لا نهاء عملية التسجيل على الحاسب الالى بحساب المورد وتخفيضها من فاتورة المورد لمتابعة السداد
