- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالادارة
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الادارة
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
- إستقبال زوار الإدارة و الترحيب بهم ومساعدتهم في الوصول لأقرب موظف يمكنه خدمتهم ، وكذلك تنظيم المكالمات الصادرة والواردة من وإلى الشركة
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة و فهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة و فهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- مساعدة الإدارة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة و أفراد العمل بمكتب الإدارة
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة و تنظيم رحلات العمل
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية
- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية
- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
الشروط والمهارات:
خبرة لاتقل عن سنة في نفس الوظيفة
لتعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات ومفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
