الوصف الوظيفي الهدف و الغرض من الوظيفة:
- تنظيم و إدارة الأعمال الروتينية في المؤسسة والتأكد من تطبيق أنظمة المؤسسة المعتمدة والسياسات والإجراءات .
المهام و المسئوليات:
- حفظ و حفظ جميع الملفات الخاصة بالمؤسسة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها؛
- متابعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات؛
- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة؛
- التحضير لحضور وحضور جميع الإجتماعات الخاصة بسير العمل في المؤسسة وعمل محاضر للإجتماعات؛
- مساعدة الإدارة فى جميع أعمالها غير المدرجة فى هذا التوصيف؛
- مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الإدارة ومتابعة قراراتها بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها؛
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها؛
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية في المؤسسة؛
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة؛
-مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق وتنظيم رحلات العمل للإدراة والموظفين؛
- كتابة التقارير اليومية المطلوبة؛
- مسئول عن حفظ جميع السجلات؛
- جميع الأعمال الكتابية التي يتم طلبها لاحقا.
