المهام:
- تقديم جميع أعمال السكرتارية الخاصة بمكتب المدير العام وجميع مديري الإدارات التابعين، بالإضافة إلى القيام ببعض المهام البسيطة نيابة عنهم أثناء عدم وجودهم أو انشغالهم؛ توفيرًا للوقت والجهد.
- استلام وفرز وتسجيل البريد اليومي المحال إلى المكتب من إدارة الشؤون الإدارية، وعرضه على المدير، ومن ثم تسجيل صادره وإحالته إلى الإدارة أو القسم المعني حسب توجيه المدير، والاحتفاظ بصور منه عند الضرورة.
- إعداد وصياغة وإصدار التعليمات والتوجيهات والقرارات والتعاميم التي يوجه بها المدير للإدارات أو الأقسام المعنية داخل الإدارة العامة وخارجها، ومتابعة إرسالها عن طريق البريد الالكتروني للإدارة العامة أو الفاكس أو قسم الاتصالات الإدارية، حسب الإجراءات المتبعة، ومن ثم متابعة تنفيذها وحفظها للرجوع إليها عند الحاجة.
- الاطلاع مبكرًا على الصحف اليومية والمجلات الدورية المقروءة أو الالكترونية، وتقديم ملخص للمدير عن بعض الموضوعات أو الأخبار الواردة فيها التي تتعلق بمصالح ونشاط الإدارة المعنية بشكل خاص، وبالإدارة العامة لمراقبة السموم بشكل عام. هذا، بالإضافة إلى متابعة تجديد الاشتراك بتلك المجلات والصحف.
- تنظيم وتحديد وتغيير وإلغاء وجدولة مواعيد المقابلات والزيارات والاجتماعات الخاصة والرسمية للمدير داخل الإدارة أو التي سيقوم بها خارج الإدارة بناءً على التوجيهات المبلغة للسكرتارية باستخدام النظام الإلكتروني أو التسجيل في دفتر خاص بالمواعيد. هذا بالإضافة إلى تسجيل معلومات وبيانات الزوار.
إعداد وتنظيم انعقاد الاجتماعات بمكتب المدير، وذلك بتحديد المواعيد، ودعوة المشاركين، وتجهيز مكان الاجتماع، ومن ثم استقبال المشاركين، وفي حالة تكليف السكرتارية من قبل المدير تقوم بإعداد وتوزيع المحاضر وكتابتها وصياغة المحضر النهائي للاجتماع، ومن ثم صياغة التعليمات أو القرارات التي تنبثق عنه، والتعميم بها بعد اعتمادها من المدير على الإدارات أو الأقسام المعنية ومتابعة تنفيذها.
- الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى المدير حسب التعليمات المبلغة له، وتدوينها في سجل خاص في حال عدم وجوده، وإعداد دليل خاص بالعناوين وأرقام الهواتف للمسؤولين في الإدارة العامة، ومن داخل الوزارة وخارجها، لإجراء الاتصالات المطلوبة الصادرة من مكتب المدير، وكذلك استقبال الفاكسات والإيميلات الواردة، وعرضها عليه ضمن المواد البريدية.
- تنظيم حفظ وتصنيف وفهرسة جميع المحفوظات من صور تعاميم ومخاطبات وقرارات داخلية والخاصة بمكتب المدير، وذلك بملفات خاصة أو الكترونية باستخدام الماسح الضوئي.
- تنظيم جميع أعمال المتابعة المنوطة بمكتب المدير من تنفيذ للقرارات والتعاميم ومتابعة للمعاملات لدى الإدارات أو الأقسام الأخرى داخل الإدارة وخارجها، وتسجيلها في ملف خاص لتسهيل عملية المتابعة أو تسجيلها الكترونيًّا.
القيام بجميع ما تتطلبه السكرتارية المكتبية من تحرير للخطابات، واستخدام الحاسب الآلي، والطباعة، والنسخ، واستعمال آلات التصوير، والماسح الضوئي، والفاكس، والإنترنت، وتصميم الجداول، والنماذج، وغيرها.
- القيام بعمل ترتيب السفريات في حالة انتداب المدير إلى منطقة خارجية من إجراء للحجوزات، وتأكيدها، وإلغائها، وتنظيم وترتيب المواعيد وبرنامج الرحلة والإقامة، وترتيبات الوصول والمغادرة.
- القيام بجميع أعمال التعقيب الخاصة بمكتب المدير، ومتابعتها، بالإضافة إلى متابعة تأمين طلب المواد والمستلزمات وبلاغات الصيانة والأعطال.
- إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحات التطوير، ورفعها إلى مدير الإدارة.
- أي مهام أخرى توكل إليها حسب الاختصاص
