- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرية الخاص بالمدير.
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير.
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب.
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا.
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها.
- استلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.
- استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل.
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة.
- كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير طرفاً فيها.
- التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
- استقبال و إجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
- تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذي ومتابعة قرار المدير بشأنها وتسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا.
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا.
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
- حجز تذاكر السفر و الفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل.
