المهام والواجبات في المُسَانَدَاتِ الإدارية:
• تنظيم ملفات المكتب.
• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير والمديرين المباشرين.
• الإشراف على عمل موظف الاستقبال والمراسل.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قِبَلِ المدير.
• عمل جدول عمل مع مدير المبيعات، وتجهيز محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
• تجهيز البريد اليومي، كالمذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات.
• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية.
• استقبال الفاكسات والرد عليها.
• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الانضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم.
• المساعدة في تجهيز مواد التدريب.
• متابعة المهام الإدارية المتعلِّقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف.
• القيام بكل ما يُطلب منه في حدود معرفته وقدراته.
• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
العلاقات الوظيفية:
• الاتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال والمديرين على اختلاف مسمياتهم في مكتب العمل.
• تحديد وجهات الضيوف، واستقبال المكالمات التي تختصُّ بالطاقم الإداري التابع للمكان.
• المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الأدلة العلمية.
• إدارة جرد الأصول والإمدادات الخاصة بمكان العمل، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للمورِّدين، وتقديم الفواتير.
• التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل.
