- القيام بأعمال السكرتارية والمتابعة في مكتب الرئيس التنفيذي وتنظيم وتسهيل كافة الأمور الإدارية للمدير التنفيذي بكفاءة عالية و عن تقديم اعمال السكرتارية والاعمال الكتابية والادارية للجمعية ودعمها من اجل ضمان توفير الخدمات بكفاءة وبطريقة فعالة وتوفيرالدعم
الاداري الي الادارة من خلال اجراء و تنظيم الواجبات الادارية والانشطة بما في ذلك تلقي ومعالجة المعلومات .
- تنظيم مواعيد المدير التنفيذي سواء كانت داخلية أو خارجية.
- تنسيق الاجتماعات وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات ومتابعتها.
- طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير التنفيذي.
- حفظ المراسلات والتقارير.
- إجراء الاتصالات الخاصة بالعمل والرد على جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمدير التنفيذي .
- متابعة المذكرات الداخلية والتأكد من تحضير كافة البيانات والتقارير.
- استقبال البريد العادي والإلكتروني وعرضه على المدير التنفيذي.
- يقرأ ويحلل المذكرات الواردة والتقارير من أجل تحديد أهميتها وخطة التوزيع الخاصة بهم .
- تنظيم الملفات والمحافظة علي وثائق وسجلات وتقارير الجمعية .
- الاجابة علي الاستفسارات الهاتفية والتعامل معها بطريقة سليمة.
- الترحيب باالزوار وتحديد ما اذا كان ينبغي ان تساعدهم في الوصول إلى أفراد معينين.
- إعداد الردود علي المراسلات التي تحتوي علي الاستفسار ات الروتينية .
- يؤدي واجبات المكتب العام مثل طلب المعدات والحفاظ علي انظمة ادارة السجلات واداء العمل الأساسي للدفاتر .
- إعداد جدول الأعمال وتقديم الترتيبات الأزمة لاجتماعات الموظفين.
- امتثال المحاضر وتوزيع محاضر الاجتماعات
- ينظم وينسق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر وغيرها.
- يستطيع استخدام الاجهزة المكتبيه (الفاكس-الة التصوير الاسكانر –أجهزة العرض الأساسية ).
- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة .
- يؤدي واجبات اخري ذات صلة بما يكلف به.
- كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: رسائل خارجية، مذكرات داخلية، تعاميم.
- إعداد وكتابة التقارير.
- طباعة وتنسيق النصوص باستخدام MS Word.
- التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز، إعداد الفهارس اللازمة للاسترجاع).
- القيام بتنظيم الأوراق بداخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.
- القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها وفقاً لنظام الجهة.
- التخطيط والتنظيم والإشراف على أعمال المكتب.
- استخدام البريد الالكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.
- استخدام شبكة الانترنت.
- استخدام برنامج الاتصالات الإدارية الآلي.
- استخدام أجهزة وبرامج الأرشفة الإلكترونية.
- إعداد القوائم المالية باستخدام برنامج آكسل.
- إعداد العروض التقديمية باستخدام برنامج باوربوينت.
- إعداد قوائم البيانات باستخدام برنامج الآكسس.
- القيام بعمليات محاسبة بسيطة
- القيام بأعمال العلاقات العامة ( الاستقبال، المراسم، البروتوكول) في مجال العلاقات العامة.
- إدارة فريق التطوع وتنسيق مهامهم
الشروط والمهارات:
مهارات في التعاون والاتصال بالآخرين
القدرة على المراقبة والتخطيط والتنظيم
العمل وإدارة الوقت
إصدار الأحكام وحل المشكلات و التخطيط والتنظيم
تحمل التوتر والاجهاد
معرفة الاجراءات الادارية والكتابيه
القدرة على تحمل ضغوط العمل و السرية
مهارات استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية
مهارات اللغة الإنجليزية
اللغات المطلوبة للوظيفة:
الإنجليزية-جيد
نوع الوظيفة:
وظيفة مؤقتة
نطاق الراتب:
1,000 ريال سعودي
بدلات ومزايا أخرى:
- دوام لمدة ساعتين في اليوم من الرابعة عصراً إلى السادسة مساء
- خمسة أيام في الأسبوع
- امكانية وجود خارج دوام عند الحاجة
