- العمل كسكرتير تنفيذي ومساعد إداري للرئيس التنفيذي.
- مساعدة الرئيس التنفيذي والقيام بالشئون الإدارية وأعمال السكرتارية.
- تجهيز كروت المعايدات السنوية لكبار المسؤولين وشركاء المركز.
- تجهيز وإرسال التعاميم والمراسلات نيابة عن الرئيس التنفيذي.
- استلام وحصر جميع المراسلات والخطابات الواردة.
- حفظ وأرشفة المراسلات والخطابات.
- إدارة المكالمات والاتصالات الواردة والصادرة.
- صياغة وإعداد الخطابات والمراسلات باللغتين العربية والانجليزية.
- تحديث وتجهيز مواعيد وزيارات الرئيس التنفيذي الأسبوعية والشهرية.
- عمل ترتيبات واجراءات سفر الرئيس التنفيذي.
- تجهيز رحلات عمل الرئيس التنفيذي والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة.
- أداء أي أعمال أو تكليفات ذات علاقة بالشئون الخاصة للرئيس التنفيذي.
- الترحيب بضيوف وكبار زوار المركز.
- التسيق لخدمات الضيافة (شاهي/ قهوة) لضيوف الرئيس التنفيذي.
- عمل جولات تعريفية لكبار الضيوف والزوار حول مرافق المركز.
- إضافة وتحديث قواعد البيانات ومعلومات الاتصال للشركاء والزوار بشكل دوري.
- إدارة قرطاسية ومستلزمات المكتب التنفيذي.
- العمل كحلقة وصل ومصدر للمعلومات المتعلقة بأعمال المركز.
- التنسيق والتواصل المستمر مع الإدارات والأقسام ذات العلاقة.
- التأكد من جودة أداء جميع أجهزة المكتب التنفيذي.
- المحافظة على مظهر ونظافة المكتب التنفيذي
مهام مجلس الإدارة والمجلس الاستشاري:
- التنسيق والتواصل مع أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء المجلس الاستشاري.
- تنظيم وجدولة اجتماعات مجلس الإدارة والمجلس الاستشاري.
- إعداد أجندة الاجتماعات وحصر كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بالاجتماع.
- إعداد وارسال أجندة الاجتماع لأعضاء المجلس.
- إعداد وتوزيع محضر الاجتماع بعد نهاية الاجتماع مباشرة.
- التأكد من استيفاء جميع المتطلبات والخدمات اللوجستية المتعلقة بالاجتماعات.
الشروط والمهارات:
بكالوريوس إدارة الأعمال أو دبلوم سكرتير تنفيذي.
خبرة 3 -5 سنوات كسكرتير تنفيذي.
إجادة اللغة الانجليزية والعربية تحدثاً وكتابة.
القدرة على إستخدام تطبيقات الحاسب الآلي (MS Office, Outlook ).
القدرة على تحمل ضغوطات ومتطلبات العمل.
القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات
الطابع والسلوك الايجابي المتوجه نحو خدمة ومساعدة الآخرين.
